De top 10 vergadertips

Vergadertips helpen alleen als u daadwerkelijk aandacht besteed aan de oorzaak van het vergaderprobleem

De manier waarop vergaderingen verlopen is een belangrijke indicator van de organisatiecultuur. Als er bijvoorbeeld geen besluiten worden genomen in vergaderingen of vaak wordt teruggekomen op genomen besluiten is dat waarschijnlijk een gevolg van gebrek aan duidelijkheid en betrokkenheid in de organisatie.

Vergadertips en regels werken daarom veelal kortstondig tenzij je oprecht aandacht besteed aan de oorzaak van het vergaderprobleem; datgene wat er onder het wateroppervlak zit. Doe je dit als onderdeel van onze aanpak van 5 stappen dan zal een aantal van onderstaande tips wel degelijk grote invloed hebben op de duur en effectiviteit van de vergaderingen.





Voor de vergadering

1. Zet de agendapunten in volgorde van belangrijkheid en beperk het aantal zoveel mogelijk

2. Maak de agendapunten actief en resultaatgericht, dus kiezen nieuwe projectleider ipv bespreken wie nieuwe projectleider wordt

3. Maak elke vergadering optioneel voor de deelnemers (als ze het niet waardevol vinden, komen ze niet)


Tijdens de vergadering

4. Maak het doel van de vergadering duidelijk

5. Start de vergadering met een verhaal over een klant-ervaring

6. Bespreek alleen onderwerpen die alle deelnemers aangaan

7. Vraag iedereen kort naar zijn idee over een besluit en zorg zo voor commitment

8. Maak een besluiten en actielijst en bespreek wie welke hulp wil (maximaal 3+3)


Na de vergadering

9. Deel besluiten en actielijst met betrokkenen

10. Bied hulp aan bij degene die een actie uitvoert