Effectiever vergaderen door inzicht in elkaars drijfveren

Iedereen is anders en heeft verschillende drijfveren. En toch verlopen vergaderingen op een zelfde vaak frustrerende manier.

De een is geirriteerd omdat zijn onderwerp werd afgeraffeld, de ander baalt ervan dat er geen tijd was om de strategie en het toekomstbeeld te bespreken, de derde snapt niet waarom er zolang wordt gepraat om uiteindelijk weer geen duidelijk besluit te nemen, en de vierde begrijpt niet dat dit al maanden zo doorgaat.... Inzicht in elkaars drijfveren verhoogt de effectiviteit van vergaderingen enorm. Management Drives is een methode om drijfveren in kaart te brengen met 6 verschillende kleuren.

1. Oranje is gericht op kansen en succes
Kracht: In vergaderingen is hij ambitieus, pragmatisch en resultaatgericht. Hij neemt graag de leiding, kan overal over meepraten, is enthousiast en vol vertrouwen.
Haakt af: Als deelnemers de agenda willen blijven volgen terwijl het ook sneller en pragmatischer kan
Valkuil: Hij kan wel eens te laat komen, voert het liefst het hoogste woord, weet niet alle feiten maar heeft altijd een antwoord klaar en redt zich er weer uit met een grap, en heeft moeite met doorpakken en keuzes maken.
Tip als je met deze persoon vergadert: Geef anderen expliciet het woord, en vraag hem welke kansen en mogelijke resultaten hij ziet van het onderwerp dat je wilt bespreken.

2. Groen is gericht op harmonie en relaties
Kracht: In vergaderingen is hij sociaal, empatisch en bemiddelend. Hij heeft begrip voor de ander, kan goed compromissen sluiten, betrekt anderen, zorgt voor gedragenheid van besluiten, en gebruikt vergaderingen om relaties te onderhouden.
Haakt af: Als input van iemand niet serieus wordt genomen
Valkuil: Hij heeft veel tijd nodig, houdt zich op de achtergrond en gaat confrontaties uit de weg
Tip als je met deze persoon vergadert: Zorg voor focus en tempo en vraag of hij het gevoel heeft dat iedereen achter het genomen besluit staat.

3. Blauw is gericht op structuur en afspraken
Kracht: In vergaderingen is hij rustig, formeel en inhoudelijk. Hij is op tijd, kent de vergaderstukken, wacht op zijn beurt, heeft inhoudelijke mening, en werkt alle voor en tegens uit.
Haakt af: Als deelnemers te laat komen en afspraken niet nakomen
Valkuil: Hij kan lang stilstaan bij details, wil pas beslissen als alle feiten bekend zijn, vind het lastig om direct nee te zeggen en kan wat stug overkomen.
Tip als je met deze persoon vergadert: Focus op hoofdlijnen en geef hem het woord en vraag of de ideeën die zijn besproken haalbaar zijn.

4. Geel is gericht op kennis en vernieuwing
Kracht: In vergaderingen is hij toekomst gericht, creatief en beschouwend. Hij heeft interessante en vernieuwende ideeen, ziet de hoofdlijnen en het einddoel, en gaat voor vernieuwing.
Haakt af: Als het over details en het verleden gaat
Valkuil: Hij weet het altijd beter, kan erg kritisch zijn op de inhoud, heeft moeite om concreet te worden en heeft de neiging om te bespreken wat niet goed gaat.
Tip als je met deze persoon vergadert: Volg de agenda en vraag of het thema voldoende klantgericht en innovatief is.

5. Rood is gericht op duidelijkheid en tempo
Kracht: In vergaderingen is hij direct, actiegericht en besluitvaardig. Hij neemt graag het initiatief, is to-the-point, geeft directe feedback en zorgt voor snelheid.
Haakt af: Als deelnemers om de hete brij heen draaien en als ze blijven zoeken naar consensus
Valkuil: Hij valt anderen in de rede, kan boos worden, trekt de vergadering naar zich toe, niet lullen maar poetsen!
Tip als je met deze persoon vergadert: Zorg dat iedereen gehoord wordt en laat hem de de top 3 belangrijkste acties benoemen.

6. Paars is gericht op gezamenlijk resultaat en tradities
Kracht: In vergaderingen is bescheiden, dienstbaar en geduldig. Hij is trots op de roots van de organisatie, denkt vanuit de missie en visie van de organisatie, voelt aan wat nodig is.
Haakt af: Als deelnemers aandacht opeisen voor eigen succes en als ze oude vergadergewoonten afschaffen
Valkuil: Hij vindt het bedrijf belangrijker dan de klant, vindt veranderen in eerste instantie niet leuk, en blijft argwanend.
Tip als je met deze persoon vergadert: Houd het praktisch en vraag hem of hij het gevoel heeft dat het idee of besluit past bij de cultuur van de organisatie en dat de organisatie er achter kan staan.